Datenschutzerklärung (DSGVO)

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Personenbezogene Daten werden vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften behandelt.

Verantwortliche Stelle:

WECAVIS LLC

2880W OAKLAND PARK BLVD SUITE 225C

OAKLAND PARK, FL 33311

USA

E-Mail: [email protected]

Datenschutzbeauftragte

Wir haben für unser Unternehmen eine Datenschutzbeauftragte bestellt.

Tatjana Muschalik

E-Mail: [email protected]

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

a) Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen dieser Website werden automatisch Informationen durch den Browser Ihres Endgeräts an den Server übermittelt (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, Browsertyp).

Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung der Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

b) Kontaktformular / Demo-Anfrage

Wenn Sie uns über ein Formular kontaktieren, werden folgende Daten verarbeitet:

  • Firmenname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Anzahl der Außendienst-Mitarbeiter
  • ggf. weitere freiwillige Angaben

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

3. Einsatz externer Dienste

a) Stripe (Zahlungsabwicklung)

Für kostenpflichtige Leistungen nutzen wir Stripe Payments Europe Ltd. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über unser Kundenportal (portal.wecavis.com). Zahlungsdaten werden direkt von Stripe verarbeitet und nicht auf unseren Servern gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

b) WhatsApp Business — über Meta und Twilio

Wenn Ihre Mitarbeiter eine Nachricht über WhatsApp an WECAVIS schicken, durchläuft diese Nachricht zwei Stationen, bevor sie bei uns ankommt:

  1. Meta Platforms Ireland Ltd. (Dublin, Irland) — der Betreiber von WhatsApp. Nachrichten werden über Meta-Server geleitet. Meta verarbeitet Daten auch in den USA.
  2. Twilio Inc. (San Francisco, USA) — ein Dienst, über den wir die WhatsApp Business API technisch anbinden. Twilio empfängt die Nachricht von Meta und leitet sie an WECAVIS weiter.

Mit beiden Anbietern haben wir schriftlich vereinbart, dass sie die Nachrichteninhalte ausschließlich für die Weiterleitung nutzen dürfen — und zu nichts anderem. Zusätzlich gelten von der EU genehmigte Vertragsklauseln, die sicherstellen, dass Ihre Daten auch bei einer Verarbeitung in den USA europäisches Schutzniveau genießen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 46 DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln für Drittlandübermittlung)

c) Künstliche Intelligenz (Anthropic, xAI)

Damit WECAVIS Sprachnachrichten automatisch in Text umwandeln, Nachrichten übersetzen und strukturierte Berichte erstellen kann, arbeiten wir mit KI-Diensten zusammen:

  • Anthropic PBC (San Francisco, USA) — KI-Modelle Claude Haiku und Claude Sonnet. Zuständig für Textverarbeitung, Übersetzung und Berichtsstrukturierung.
  • xAI Corp. (San Francisco, USA) — KI-Modell Grok. Zuständig für KI-gestützte Auswertungen.

Beide Anbieter sitzen in den USA. Das bedeutet: Der Inhalt einer Nachricht wird zur Verarbeitung kurz in die USA übertragen — ähnlich wie wenn Sie Google Translate benutzen. Mit beiden haben wir schriftlich vereinbart, dass sie Ihre Daten nur für die beauftragte Aufgabe verwenden und nicht zum Training ihrer KI-Modelle. Außerdem gelten EU-weit anerkannte Vertragsklauseln, die das amerikanische Datenschutzniveau vertraglich auf europäischen Standard anheben.

Die fertigen Berichte und Dokumente werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert (Hetzner, Deutschland).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 46 DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln)

d) Plausible Analytics

Diese Website verwendet Plausible Analytics zur Auswertung von Besucherstatistiken. Plausible ist ein datenschutzfreundlicher Analysedienst, der ohne Cookies auskommt und keine personenbezogenen Daten speichert. Die Analytics-Instanz wird von uns selbst auf eigenen Servern unter stats.wecavis.com betrieben. Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots)

e) Google Fonts

Diese Website nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Google Fonts (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Fonts direkt von Google-Servern. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt, was eine Verarbeitung in den USA einschließen kann.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google

4. Künstliche Intelligenz — Transparenz & menschliche Kontrolle

WECAVIS nutzt KI-Technologie, um Sprachnachrichten zu transkribieren, Texte zu übersetzen und Berichte zu strukturieren. Wir halten uns dabei an die Anforderungen des EU AI Acts und legen Wert auf vollständige Nachvollziehbarkeit.

Grundsatz: KI unterstützt — Menschen entscheiden.

Alle durch KI erstellten Inhalte — transkribierte Texte, Übersetzungen, strukturierte Berichte — sind als Vorschläge zur menschlichen Prüfung zu verstehen. Kein Bericht wird ohne die Freigabe durch eine fachkundige Person als verbindlich betrachtet.

Im WECAVIS-Portal ist für jeden Bericht ein Unterschriftsfeld vorgesehen, in dem eine verantwortliche, fachkundige Person den Inhalt prüft und freigibt. Erst mit dieser Freigabe gilt ein Bericht als abgeschlossen. Dieser Hinweis ist auch direkt im Unterschriftsfeld jedes Berichts abgedruckt.

Vollständige Nachvollziehbarkeit — „Nichts geht verloren."

WECAVIS speichert alle Rohdaten lückenlos und nachvollziehbar:

  • Transkribierte Texte werden unverändert in der Datenbank gespeichert — exakt so, wie sie aus der KI-Verarbeitung hervorgehen. Korrekturen durch den Nutzer sind als separate Änderung nachvollziehbar.
  • Datenursprung im Bericht: Jeder Bericht enthält einen Vermerk, aus welcher Quelle ein Inhalt stammt — ob Foto, Sprachnachricht, Texteingabe oder KI-Ergänzung. So ist immer klar, was erfasst und was verarbeitet wurde.
  • Berichtsketten: Zusammengehörige Vorgänge werden als Kette gespeichert und sind im Portal vollständig abrufbar — vom ersten Foto bis zur finalen Unterschrift.

Diese Transparenz ist kein bürokratischer Zusatz — sie ist der Kern von WECAVIS. Denn nur was lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar ist, hat im Streitfall tatsächlich Beweiswert.

EU AI Act: Die eingesetzten KI-Funktionen (Transkription, Übersetzung, Strukturierung) fallen nach aktuellem Stand in die Kategorie minimales Risiko. Die Funktion zur KI-gestützten Qualitätsbewertung (Nohl-Matrix, Asbest-Ersteinschätzung) wird von fachkundigen Sachverständigen als Hilfswerkzeug eingesetzt — die abschließende Bewertung obliegt stets dem Menschen. Stand: 03/2026.

4. Cookies & Consent

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies (z. B. für Spracheinstellungen). Unsere Analysesoftware (Plausible Analytics) arbeitet cookielos und benötigt keine Einwilligung. Beim ersten Besuch werden Sie über ein Banner informiert.

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

6. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

7. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 03/2026.